Gestionnaire de la scolarité des doctorants

Présentation de l’Ecole Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d’ingénieurs française au classement de Shanghai (classe 300/400). Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d’excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche. Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 enseignants-chercheurs et chercheurs dans 11 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l’enseignement.

Contexte

L’ESPCI recrute un/une gestionnaire scolarité des doctorants à temps plein pour assurer la gestion administrative de la scolarité des doctorants effectuant leur thèse dans les laboratoires de l’ESPCI.


Missions et responsabilités :

Placé(e) au sein du service Doctorat, le ou la gestionnaire scolarité des doctorants assurera la gestion administrative des étudiants depuis leur inscription en thèse jusqu’à la délivrance du diplôme du doctorat.

Activités principales

Gestion administrative de la scolarité des doctorants :
-  Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat
-  Aider à la récupération des encaissements de frais de scolarité reçues en lien avec le service comptabilité de l’ESPCI
-  Renseigner, vérifier la base de données ADUM et vérifier l’intégrité des saisies
-  Contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d’après les données extraites de l’application de gestion des doctorants (ADUM)
-  Assurer la commande et la délivrance aux doctorants des cartes d’étudiants
-  Effectuer des requêtes et remplir les tableaux des indicateurs de l’ESPCI

Organisation des soutenances de doctorat :
-  Préparer et organiser les soutenances
-  Contrôler et valider les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditer les courriers aux rapporteurs, coordonner la réception des pré-rapports, obtenir les signatures pour l’autorisation de soutenir, éditer le procès-verbal de l’avis de soutenance, envoyer les convocations au jury et au candidat, réceptionner et traiter les PV et les documents de soutenance

Délivrance des diplômes
-  Editer et envoyer les attestations de réussite aux docteurs
-  Editer et envoyer les diplômes

Accueil et recrutement des doctorants
-  Conseiller et orienter les doctorants auprès des différents services de l‘ESPCI et des écoles doctorales
-  Informer les doctorants étrangers des procédures administratives françaises en lien avec le service des relations internationales de l’ESPCI
-  Participer à la mise en place des contrats doctoraux en lien avec la Direction des Ressources humaines de l’ESPCI : collecter les fiches de renseignement et documents nécessaires à l’établissement des contrats
-  Mettre en place les conventions de cotutelles
-  Mettre en place les conventions d’enseignement et assurer leur suivi
-  Organiser annuellement la journée d’accueil des doctorants
-  Transmettre aux doctorants les actualités concernant leur doctorat

Profil

Connaissances transversales requises :
o Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d’inscription et de validation des diplômes de doctorat
o Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
o Maitrise de l’anglais appréciée
Savoir-faire requis :
o Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution des problèmes
Capacité à interagir avec les structures dédiées au doctorat
o Capacité à hiérarchiser et à prioriser
Savoir-faire :
o Avoir le sens de l’accueil
o Faire preuve d’organisation et de précision
o Utiliser des logiciels de bureautique
o Planifier son travail
o Travailler en équipe
Savoir-faire transversaux :
o Informer et rendre compte à sa hiérarchie
o Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
o Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir être :
o Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel
o Aptitude à travailler en équipe
o Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
o Autonomie, méthode et rigueur
o Sens de l’organisation et de la coordination
o Disponibilité, discrétion et confidentialité
o Polyvalence et capacité d’adaptation

Expérience professionnelle souhaitable :
o Expérience souhaitée dans un service de scolarité au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Formation requise (ou diplôme) :
o Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Modalités de Recrutement
• Catégorie : Catégorie B
• Filière : Administrative

Le poste est à pourvoir
 :

• par voie contractuelle pour une durée d’un an renouvelable
Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.
Poste à pourvoir à compter du : 01/09/2020

Contact :
Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à recrutement (arobase) espci.fr en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)
Pour tout complément d’informations, contacter : Lucie EBRAN (lucie.ebran (arobase) espci.fr)

Lieu :

10, Rue Vauquelin 75005 Paris

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 Vélib’ stations à proximité.

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