ASSISTANT.E DU SECRETAIRE GENERAL

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PRESENTATION DE L’ESPCI :

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d’ingénieurs française au classement de Shanghai (classe 300/400). Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d’excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche. Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 9 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l’enseignement.

PROFIL DU POSTE

Missions et responsabilités  :

L’assistant(e) du Secrétaire Général est chargé(e) d’organiser les missions du Secrétaire Général de l’ESPCI et d’assurer la permanence et le suivi des dossiers en son absence. Interlocuteur (trice) privilégié(e) des services rattachés au Secrétariat Général, il (elle) assure un rôle d’appui, de coordination d’acteurs et de relai d’informations.

Il (elle) est notamment chargé(e) des missions suivantes :

Gestion administrative 
 :
• Travaux de secrétariat classique (réception et orientation des appels téléphoniques, gestion des courriers et des e-mails, suivi des parapheurs, frappe et mise en forme de courriers et de notes, classement et archivage papier et numérique…)
• Gestion des bons de commandes relevant du Secrétariat Général
• Gestion des agendas (prise de rendez-vous, programmation des réunions de travail et des instances de concertation…)
• Gestion des réservations de salles
• Contribution à l’organisation des événements institutionnels.

Assistance à l’organisation des instances et réunions de management
 :
• Préparation et organisation des différentes instances et des réunions institutionnelles (conseils d’administration, réunions internes et externes, comités de pilotage organisés par l’université PSL…) : recueil des informations, préparation de l’ordre du jour, envoi des invitations, réservation de salle, préparation des dossiers…
• Participation aux réunions : montage des dossiers, prise de notes, rédaction des comptes-rendus et des relevés de décisions, suivi des actions.
• Retranscription des procès-verbaux des séances du Conseil d’Administration de l’ESPCI et des instances consultatives.
• Organisation et communication des informations internes et externes liées au fonctionnement du Secrétariat Général.

Assistance de projet dans le cadre du projet SOFT (démarche qualité) 
 :
• Participation à l’équipe projet dans son rôle de coordination générale
• Contribution à l’avancement et à l’articulation des différents ateliers.
• Assurer une veille active sur l’avancement des travaux menés et des livrables attendus (suivi des indicateurs).
• Assurer la coordination des acteurs autour des actions et procédures inter-services.

D’autres travaux pourront être confiés en fonction de l’évolution de l’organisation du Secrétariat Général.

PROFIL DU CANDIDAT

Le poste nécessite une expérience confirmée sur des missions similaires et une grande autonomie dans la prise en charge des dossiers.

Connaissances et qualités recherchées  :
Intérêt marqué pour l’environnement scientifique

Savoir-faire :
- Qualités rédactionnelles
- Aisance dans l’utilisation des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint)

Profil requis :
- Très bonnes qualités rédactionnelles
- Polyvalence, autonomie, sens de l’organisation
- Disponibilité, sens de l’écoute
- Esprit de synthèse et d’analyse
- Capacité à prendre des initiatives et à gérer des priorités
- Capacité à faire preuve de réactivité face aux situations urgentes ou imprévues
- Rapidité et efficacité

Environnement hiérarchique :

Sous l’autorité hiérarchique du Secrétaire Général de l’ESPCI

CONTACT

Prénom et NOM : Sophie GABILLAULT
Fonction : Chargée de mission ressources humaines
Téléphone : 01 40 79 58 23

ACCÈS

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 stations Vélib proches

MODALITÉS DE RECRUTEMENT

Catégorie : C ou B
Filière  : Administrative
Corps : Adjoint administratif ou secrétaire administratif

Le poste est à pourvoir :
• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques ;
• par voie contractuelle pour une durée d’un an éventuellement renouvelable pour les agents non titulaires.

Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à : recrutement (arobase) espci.fr
Les candidats sont invités à indiquer leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.

Poste à pourvoir à compter du 13 mars 2019





ÉCOLE SUPÉRIEURE DE PHYSIQUE ET DE CHIMIE INDUSTRIELLES DE LA VILLE DE PARIS
10 Rue Vauquelin, 75005 Paris