Assistant.e administratif.ve (H/F)

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Présentation de l’Ecole Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris
L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d’ingénieurs française au classement de Shangai.
Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d’excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche.
Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 9 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l’enseignement.

Rattachement du poste
Le poste est placé sous l’autorité hiérarchique du Secrétaire général de l’ESPCI Paris.
L’assistant.e administratif.ve exécute fonctionnellement ses tâches pour le compte de la Direction des ressources humaines, de la Direction des finances, de la Direction technique, de la Direction des études et de la Direction de la communication.

Missions et responsabilités
Les missions principales de l’assistant.e administratif.ve sont les suivantes :
-  Assurer la saisie et le suivi des bons de commande de la Direction des ressources humaines, de la Direction technique, de la Direction des études, de la Direction des finances, de la Direction de la communication ainsi que la gestion des factures de ces directions.
-  L’assistant.e administrati.ve sera impliqué.e dans le workflow du parapheur électronique.
L’assistant.e administratif.ve est également chargé.e des tâches suivantes selon les Directions :
-  Mettre à jour et classer les dossiers individuels au format papier et informatique pour le compte de la Direction des ressources humaines. Procéder à l’archivage des documents en lien avec les gestionnaires ressources humaines.
-  Appuyer administrativement la Direction des finances, notamment pour l’enregistrement, la gestion et le traitement interne et externe des courriers, contrats, conventions, ordres de mission, pièces justificatives, entrants et sortants, et assurer le suivi des circuits de signatures.
-  Gérer la réservation des locaux extérieurs au site (auprès des partenaires ENS, ENSCP…) pour le compte de la Direction technique, notamment lors des périodes de thèse en mars et en novembre.
-  Appui administratif auprès de l’ingénieur chargé du Schéma Directeur de l’ESPCI.
-  Appui administratif pour le suivi des demandes de travail isolé auprès de la Direction Technique.
-  Réservation de salles pour l’enseignement.
-  Suivi et gestion de la résidence étudiants Studélites :
o Suivi des conventions Studélites ou renfort au suivi des conventions ;
o Procéder à l’affectation des résidences étudiantes pour le compte de la Direction des études, notamment lors de la phase principale d’attribution entre le 15 juin et le 9 août ;
o Suivi des demandes de caution au fonds ESPCI, réception, contrôle et transmission des dossiers aux Studélites ;
-  Suivi des étudiants boursiers tous types de bourses confondus.
-  Saisie et validation des bons de commandes de la Direction des études en cas d’absence de l’assistante de direction.
Une formation sur OASIS sera assurée par la Direction des études et la Direction technique. Une formation au parapheur électronique sera assurée par la Direction des finances.

Profil

Connaissances et qualités recherchées  :
Rigueur, discrétion, organisation dans le travail, sens du travail en équipe et aisance relationnelle sont des qualités nécessaires pour réussir à ce poste.

La maîtrise les outils de secrétariat et de bureautique est un prérequis. Des connaissances en comptabilité et en secrétariat sont demandées pour réaliser les missions confiées.

Une connaissance du fonctionnement et de l’organisation de la fonction publique, notamment territoriale, est souhaitée.

Formation requise (ou diplôme) :formation en gestion administrative
Expérience souhaitée :une expérience sur des fonctions similaires est appréciée.

Modalités de Recrutement
Catégorie :C
Filière : Administrative
Corps : équivalent adjoint administratif

Le poste est un emploi non permanent (accroissement temporaire d’activité) à temps complet. Il est à pourvoir par voie contractuelle pour une durée d’un an.

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.

Poste à pourvoir à compter du : dès que possible

Contact
Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à recrutement (arobase) espci.fr)
Pour tout complément d’informations, contacter :recrutement (arobase) espci.fr

Lieu
10, Rue Vauquelin 75005 Paris
Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 Vélib’ stations à proximité.





ÉCOLE SUPÉRIEURE DE PHYSIQUE ET DE CHIMIE INDUSTRIELLES DE LA VILLE DE PARIS
10 Rue Vauquelin, 75005 Paris