Avis d'Appel Public à la Concurrence

Procédure : Marché passé selon la procédure adaptée

Identification de l'organisme qui passe le marché : Régie ESPCI ParisTech 10 rue Vauquelin 75231 Paris CEDEX 05

Nom et adresse du service acheteur : Direction des Études, ESPCI ParisTech, 10 rue Vauquelin, 75231 Paris CEDEX 05

Objet du marché : Logiciel de gestion de scolarité

Catégorie d'achats : Fournitures

Descriptif technique :
Environnement numérique de travail.
Logiciel de gestion de la scolarité.

Présentation du contexte
L'ESPCI ParisTech est une école d’ingénieur accueillant trois populations d'étudiants :
- Les élèves ingénieurs, au nombre de 70 à 90 par promotion selon les années. Quatre promotions sont inscrites à l'école à un moment donné.
- Les élèves des masters cohabilités par l'ESPCI ParisTech. Peu d'élèves effectivement inscrits à l'ESPCI ParisTech, la plupart prenant leur inscription administrative à l'UPMC.
- Les élèves de la licence de Paris Sciences et Lettres, à partir de la rentrée 2013, au nombre de 20 à 30

L'essentiel du travail de la direction des études concerne la gestion des étudiants du cursus ingénieur. Leur scolarité est organisée comme suit :
- 1è et 2è années : tronc commun, tous les étudiants (à quelques exceptions près) suivent les mêmes enseignements
- 3è année : Les étudiants choisissent des cours parmi trois dominantes et effectuent deux stages obligatoires, un en entreprise, l'autre en laboratoire de recherche.
- 4è année : année de spécialisation effectuée essentiellement à l'extérieur de l'école.

S’y ajoutent des étudiants en échange ou en double diplôme qui suivent des parcours personnalisés composés d’enseignements du cycle ingénieur et de stages industriels et ou recherche.
Enfin, la DE gère les étudiants inscrits en master à l’ESPCI ParisTech, avec des cours propres à chaque master. Ce volet est appelé à se développer au cours des prochaines années.

Concernant le cycle ingénieur, le passage dans l'année supérieure et diplomation :
Le passage dans l'année supérieure est conditionné à l'obtention d'une moyenne minimale sur l'année (moyenne pondérée sur l'ensemble des résultats obtenus dans l'année) et d'une note minimale à tous les examens. Le diplôme d'ingénieur est délivré en fin de 3è année moyennant une moyenne minimale sur l'ensemble du cursus et une note minimale au TOEIC. Le diplôme de fin d'études est délivré après validation de la 4è année. A chaque module est associé un nombre de crédits ECTS et également un équivalent GPA.

Pour les masters :
L’obtention du diplôme de master est conditionnée à la validation d’un nombre minimal de modules auxquels sont associés des crédits ECTS.

Les personnels intervenant directement dans la gestion de la scolarité sont ceux de la direction des études (5 personnes : deux directeurs des études, une responsable des relations entreprises, deux assistantes de la direction des études).

Couverture fonctionnelle :
Le logiciel devra couvrir les fonctionnalités énoncées ci-dessous

Inscription administrative des étudiants et données personnelles :
Données personnelles
Origine des données personnelles relatives aux étudiants :
- étudiants recrutés sur concours : les données sont fournies par le SCEI sous forme d'un fichier pour tableur
- étudiants recrutés sur dossier : les étudiants saisissent les renseignements sur le site web de l'école
- étudiants des masters : informations données en version électronique ou sur papier.

Les données en format électronique doivent pouvoir être importées de manière automatique dans la base de données.

Les étudiants doivent pouvoir compléter et modifier ces données au cours de la scolarité.

Les données personnelles des étudiants ne sont accessibles qu'à la direction des études et pas aux enseignants.

Inscriptions pédagogiques
Les inscriptions pédagogiques dans les différents cours doivent pouvoir être prises en groupes (les élèves ingénieurs de 1è et 2è suivent presque tous les mêmes cours) ou individuellement (pour les étudiants en parcours personnalisés ou ceux suivant un master comportant des enseignements au choix).

Ces inscriptions doivent être validées par la direction des études.

Gestion des groupes d'étudiants :
Les enseignements prennent les formes suivantes : cours magistraux, travaux dirigés, séances de préceptorat, travaux pratiques en laboratoire.

Les différents groupes d'étudiants pour les élèves ingénieurs sont les suivants :
- promotion entière (cours magistraux)
- groupes de travaux dirigés (tiers de promotion)
- groupes de travaux pratiques (tiers de promotion)
- groupes de préceptorat (une vingtaine de groupes par promotion)

Le logiciel devra permettre l'identification des différents groupes et l'affectation des étudiants dans ces groupes, indépendamment des inscriptions pédagogiques.

Gestion des enseignants :
Le corps enseignant comprend les enseignants chercheurs de l'ESPCI ParisTech (au nombre de 75) et des vacataires (plusieurs centaines).
Le paiement de tous ces enseignants est géré par le service des ressources humaines de l’ESPCI ParisTech.

Le logiciel devra permettre la définition du nombre d'heures effectuées par les enseignants titulaires et vacataires, leur nature (cours, TD, tutorat, TP,) et leur statut service ou vacation.
Pour chaque enseignement, on doit pouvoir éditer le tableau de service donnant qui intervient pour faire quoi.

Ces données devront, soit pouvoir être consultées par le SRH, soit pouvoir être exportées pour un tableur.

Gestion des salles :
Le logiciel devra permettre la gestion de toutes les salles dédiées à l'enseignement : réservation des salles et affectation à un module d’enseignement par la direction des études.

Emplois du temps :
Le logiciel doit permettre l'édition d'emplois du temps personnalisés pour les étudiants comme pour les enseignants référencés dans la base de données.
Ces emplois du temps doivent être consultables via une interface web.

Notations, bulletins de notes, diplômes :
Tous les modules d'enseignement ainsi que les deux stages obligatoires font l'objet d'une notation (examens et notation des séances de travaux pratiques s'il y a lieu).
Les examens donnent lieu à des séances de rattrapage, la note finale étant une pondération de la note initiale (1/3) et de la note de rattrapage (2/3).
La moyenne de l'année est obtenue par une pondération (avec des coefficients différents) des différentes notes obtenues dans l'année.

Le logiciel devra permettre la gestion de la session de rattrapage (la base de données devra conserver la note initiale, la note de rattrapage et la note finale).
On devra pouvoir éditer des bulletins de notes annuels et semestriels pour chaque étudiant.
Les bulletins pourront être édités en français avec les notes sur 20 et les crédits ECTS et en anglais avec des équivalents GPA et/ou notes A à F. On doit pouvoir choisir à la carte d’éditer selon le format souhaité comportant tout au partie des informations suivantes (moyenne/20, crédits ECTS validés, GPA, note A à F).
Doivent figurer aussi le classement de l’étudiant sur l’année, sa moyenne générale, son GPA, le nombre total de crédits validés.
Par ailleurs chaque étudiant devra pouvoir consulter en temps réel ses différentes notes et sa moyenne actualisée sur l'interface web.

Le logiciel devra permettre un import de notes par les enseignants à partir d'un fichier issu d'un tableur.

Le logiciel permettra l’édition des diplômes et des suppléments au diplôme.

Gestion des stages :
Les différents cursus de l'ESPCI ParisTech comportent des stages, soit en entreprise, soit dans un laboratoire universitaire.
Les offres de stage vers les étudiants peuvent être gérées à l'extérieur du logiciel.
Le logiciel devra permettre le suivi complet des stages : édition de la convention de stage, notations par le maître de stage extérieur, par le parrain de stage interne à l'école, par le jury des soutenances orales de stage. On doit pouvoir pour chaque étudiant entrer dans la base de données le nom de l’entreprise ou du laboratoire, le titre du stage, sa localisation géographique, le nom du parrain ESPCI ParisTech, le nom et l‘adresse électronique du maitre de stage.

Extraction de données, statistiques :
Le logiciel devra permettre l'extraction de données sélectives selon les critères renseignés dans la base de données.
Par exemple, tri des étudiants selon leur filière d'admission, boursiers/non boursiers, nationalité, statistiques sur les entreprises accueillant les étudiants en stage, ...
Liste des stages d’une même promotion, avec titre du stage, localisation géographique, nom du parrain ESPCI ParisTech, nom et coordonnées mail du maitre de stage industriel.

Le logiciel permettra l’extraction de données pour l’enquête SISE.

Interfaçage avec les données existantes :
Le logiciel devra permettre l'import des données existantes relatives aux promotions actuellement à l'école : données personnelles, notes et moyennes.

Contraintes techniques :
le logiciel sera hébergé sur un serveur fourni, hébergé et maintenu par l'ESPCI ParisTech. La compatibilité avec les systèmes d'exploitation NetBSD ou Linux est requise.

Article de nomenclature : 48190000-6 Logiciels pédagogiques

Lieu d'exécution ou de livraison : ESPCI ParisTech, 10 rue Vauquelin, 75231 Paris CEDEX 05

Adresse de facturation : Service Financier et Comptable, ESPCI ParisTech, 10 rue Vauquelin, 75231 Paris CEDEX 05

Adresse de retrait des dossiers: sans objet 

Date prévisionnelle de début des prestations ou de commencement des travaux : février 2013

Modalités de financement : Budget d'investissement de la régie ESPCI ParisTech 2013

Modalités de remise des offres : Les offres pourront être adressées, soit par courrier ou par coursier, portant la mention "Ne pas ouvrir - Appel d'Offres" à l'attention du Service des Marchés, Bureau J309, 3ème étage, ESPCI ParisTech 10, rue Vauquelin 75231 Paris cédex 05 ou transmis par voie électronique à l'adresse suivante : www.achatpublic.com.

Date limite de dépôt des offres : jeudi 14 février 2013 - 12 heures

Délai de validité des offres : 2 mois à compter de la date limite de réception des offres

Critères de sélection des offres :
- adéquation aux demandes fonctionnelles et aux contraintes techniques, délais de livraison de la solution: 60%
- prix: 40%

Contact technique :
Service Informatique : Emmanuel Dreyfus 01 40 79 47 74
emmanuel.dreyfus@espci.fr

Direction des études : Marc Fermigier 01 40 79 44 02
marc.fermigier@espci.fr

Options :
Possibilité d'achats dans le cadre de marchés complémentaires conclus sans nouvelle mise en concurrence.

Informations complémentaires :
sans objet

Pièces à fournir :
Le candidat doit fournir une offre comportant les éléments répondant aux critères de sélection.
Cette offre doit être accompagnée :

• Imprimé DC1 (lettre de candidature), Imprimé DC2 (déclaration du candidat) disponible à l'adresse http ://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration.candidat,
  
• des renseignements ou documents présentant les capacités professionnelles, financières et techniques de la société,
• d'un document attestant que la personne qui signe le marché a la capacité d'engager la société,
• d'une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il ne lui est pas interdit de soumissionner et qu'il est en conformité avec l'article 43 du code des marchés publics,
• de la copie du ou des jugements prononcés s'il est en redressement judiciaire,
• Candidatures groupées :
  Les offres présentées par des groupements doivent être signées, soit par l'ensemble des membres du groupement, soit par le seul mandataire s'il justifie des habilitations nécessaires pour représenter les membres du groupement. Ces habilitations doivent alors être jointes au dossier de candidature,
•  RIB,
•  Attestation d'assurances en cours.

• les pièces prévues aux articles D.8222-5 ou D.8222-7 et D.8222-8 du code du travail (pièces à fournir tous les 6 mois jusqu'à la fin de l'exécution du marché),
• des attestations et certificats de la régularité de sa situation en matière sociale et fiscale ou le formulaire NOTI2.

Les documents réclamés ci dessus peuvent être remplacés par les documents contenant des informations équivalentes.

Unité monétaire : l'euro.
Les documents doivent être rédigés en français.