Gestionnaire de scolarité MERCASTO (H/F)

Présentation de l’ESPCI Paris – PSL

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.

Notre établissement fait partie de l’Université Paris Sciences & Lettres. Numéro 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR).

L’ESPCI est engagée dans un vaste projet de rénovation de son campus parisien qui fera d’elle un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.

Rattachement du poste

Dans le cadre du développement de ses formations en lien avec le monde industriel, l’ESPCI Paris – PSL recrute un.e gestionnaire de scolarité.

Au sein de la Direction des études, et en relation directe avec la directrice des études, la responsable scientifique du projet MERCASTO, le.la gestionnaire de scolarité assure le suivi administratif et pédagogique de plusieurs dispositifs de formation initiale et continue, dans un environnement exigeant et en interaction avec des publics variés (élèves, apprentis, stagiaires de la formation continue, intervenants, partenaires de la formation professionnelle, partenaires industriels et académiques).

Le poste s’inscrit dans une logique de polyvalence et de coordination, en lien étroit avec les responsables pédagogiques, les équipes administratives et les partenaires externes.

Le.la gestionnaire sera spécifiquement mobilisé(e) sur les formations du projet MERCASTO opéré par l’ESPCI Paris – PSL :

Mastère spécialisé ACTION
Mineure Décarbonation PSL
Etudiants en apprentissage
Formation continue
Voie VAE

Missions et responsabilités

Gestion administrative et logistique de la scolarité des étudiants

Assurer la gestion administrative des dossiers des étudiants et des apprenants (informations des candidats, réception et vérification de la conformité des candidatures, inscriptions, conventions de formation, contrats d’apprentissage et de professionnalisation, pièces justificatives, …)
Participer à l’organisation logistique des formations (planning, salles, convocations, examens, jurys de soutenance, jurys de diplomation)
Trier, classer, scanner et archiver documents et données dans le logiciel de scolarité et le partage de la direction des études (notes, assiduité, conventions de formations, contrats, …)
Élaborer et suivre les documents administratifs (bulletins de notes, attestations de scolarité, certificats, diplômes)
Gestion financière : émettre les bons de commande et les factures (en lien avec la direction financière)

Gestion administrative et logistique de la coordination des formations

Assurer l’interface entre les apprenants, les enseignants et les responsables pédagogiques
Préparer et rédiger des compte-rendu de réunions/conseils (comité pédagogique, conseil de perfectionnement, jurys de diplomation)
Collecter, trier, suivre et présenter des données statistiques annuelles des effectifs (logiciels de scolarité OASIS, tableaux de bord)
Collecter et présenter des indicateurs utilisés pour le suivi et l’évaluation des formations (enquête sur les enseignements, insertion professionnelle)
Editer des supports de communication pour la promotion des formations (site web, posters, plaquettes…)

Gestion spécifique des dispositifs MERCASTO

Mastère spécialisé ACTION : suivi des cohortes, lien avec les partenaires du projet, coordination des intervenants, préparation et organisation d’évènements (semaine de rentrée, remise des diplômes, …)
Mineure Décarbonation : suivi individuel des étudiants en lien avec les écoles porteuses des cours (cohorte de 40 étudiants)
Formation continue : gestion des conventions, suivi des financements (OPCO, entreprises, individus)

Relation avec les partenaires et usagers

Accueillir, informer et orienter les apprenants et candidats
Assurer le lien avec les partenaires institutionnels et industriels
Participer à la communication opérationnelle des formations (mailings, informations pratiques)

Suivi et reporting

Produire des indicateurs de suivi (effectifs, réussite, insertion professionnelle, etc.)
Alimenter les tableaux de bord pour la direction
Contribuer aux bilans pédagogiques et administratifs

Activités transversales

Participer à l’amélioration continue des procédures administratives
Contribuer à la qualité de service rendu aux usagers
Participer aux projets structurants de la Direction des études
Veiller à la conformité réglementaire des dispositifs (formation continue, apprentissage)

Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

Profil recherché

Le candidat devra maîtriser l’anglais avec un niveau B2/C1 et porter un intérêt à l’environnement scientifique. Il devra être polyvalent sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes).

Connaissances et qualités recherchées :

Savoirs

Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur
Connaissance des dispositifs de formation (initiale, continue, apprentissage)
Notions en réglementation de la formation professionnelle appréciées

Savoir-faire

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, outils de gestion)
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Organisation, rigueur et respect des délais
Aptitude à travailler en réseau et à coordonner des interlocuteurs variés

Savoir-être

Sens du service public
Bon relationnel et capacité d’adaptation
Autonomie et esprit d’initiative
Discrétion et sens de la confidentialité

Conditions d’exercice

Travail en équipe au sein de la Direction des études
Interaction régulière avec des interlocuteurs internes et externes
Activité pouvant nécessiter des pics de charge (rentrée, examens, jurys)

Modalités de recrutement

Catégorie : B/C

Filière : administrative

Corps :

Le poste est à pourvoir :

par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;
par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques ;
par voie contractuelle pour une durée d’un an pour les agents non titulaires.

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées.

Les entretiens ainsi que les retours aux candidats débuteront au cours de la semaine du 24 août, sous réserve d’une réponse favorable.

Poste à pourvoir à compter du : 01/10/2026

Autres informations

• Temps plein : 39h hebdomadaire, du lundi au vendredi

• 25 jours de congés annuels + 2 jours de fractionnement (si conditions remplies) + 22 jours de RTT (soit 49 jours de congé sur l’année)

• Télétravail : possible à raison de 1 à 2 jours par semaine, si les missions le permettent et après accord du manager.

Candidature et contacts

Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à recrutement@espci.fr en indiquant votre statut (titulaire ou non titulaire) ainsi que votre corps et grade (uniquement si vous êtes titulaire).