Assistant·e administratif·ve en ressources humaines

Présentation de l’ESPCI Paris – PSL

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental et conscients des enjeux de la société.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie. Elle est également connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture.

Distinguée par six prix Nobel, elle accueille 400 élèves ingénieurs, plusieurs centaines de chercheurs répartis dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents exerçant des fonctions support pour la recherche et l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI mobilise ses forces et ses compétences au service de sujets sociétaux majeurs et défend l’importance de la science au service de la société.

L’établissement fait partie de l’Université Paris Sciences & Lettres, régulièrement classée parmi les meilleures universités mondiales.

Rattachement du poste

Le poste est rattaché à la direction des ressources humaines.

L’équipe est composée d’une directrice, d’une directrice adjointe, d’un chargé de recrutement, d’un coordinateur chargé de la gestion administrative et de la paie ainsi que de trois gestionnaires.

La direction des ressources humaines intervient notamment dans les domaines suivants :

• définition de la politique des ressources humaines ;
• gestion administrative des personnels ;
• suivi prévisionnel des effectifs, des emplois et de la masse salariale ;
• recrutement et accompagnement des agents ;
• suivi des carrières des fonctionnaires ;
• formation professionnelle ;
• accompagnement et conseil auprès des services et des agents ;
• fonctionnement des instances et relations sociales.

Missions et responsabilités

Sous l’autorité de la directrice des ressources humaines et de son adjointe, la personne recrutée assurera la structuration et la fiabilité de la gestion documentaire numérique et physique.

Elle pilotera l’archivage des dossiers des agents afin de garantir leur traçabilité, leur sécurité et leur confidentialité.

Elle apportera également un soutien opérationnel quotidien à la direction dans le suivi des dossiers administratifs et la mise à jour des données de gestion.

Les principales missions seront les suivantes :

• numériser et classer les documents physiques sur le serveur ;
• fiabiliser parallèlement les données enregistrées dans le logiciel CIRIL-RH ;
• définir une nomenclature de nommage claire et cohérente ;
• faciliter la recherche et la navigation dans les répertoires partagés ;
• identifier les fichiers obsolètes ou présents en plusieurs exemplaires ;
• assurer la mise à jour des métadonnées ;
• proposer des solutions permettant de simplifier les méthodes d’archivage numérique ;
• améliorer l’efficacité collective dans la gestion des documents ;
• apporter un appui quotidien à la direction des ressources humaines ;
• participer à la gestion des flux d’information ;
• contribuer au suivi des dossiers administratifs courants.

Profil recherché

Compétences

• maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word et Excel ;
• connaissance des logiciels et des méthodes d’archivage ;
• très bonne connaissance du logiciel CIRIL-RH ;
• connaissance des techniques de nomenclature et de gestion des métadonnées ;
• capacité à organiser et à prioriser les opérations de tri et de classement.

Qualités

• discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées ;
• rigueur, méthode et sens de l’organisation ;
• autonomie et réactivité ;
• aptitude aux relations humaines et au travail en équipe ;
• sens de l’écoute.

Formation requise

La personne candidate devra être titulaire au minimum d’un diplôme de niveau baccalauréat.

Une expérience de deux à trois ans au sein d’une collectivité territoriale, comprenant l’utilisation du logiciel CIRIL-RH, est souhaitée.

Modalités de recrutement

Le poste relève :

• de la catégorie C ;
• de la filière administrative ;
• du corps des adjoints administratifs.

Il est à pourvoir par voie contractuelle pour une durée d’un an.

Poste à pourvoir à compter du 1er juin 2026.

Candidature et contact

Les candidatures, comprenant un CV et une lettre de motivation, sont à transmettre par courriel à :

Service du recrutement
recrutement@espci.fr

Les personnes candidates doivent préciser leur statut, titulaire ou non titulaire, ainsi que leur corps et leur grade pour les agents titulaires.

Pour toute demande d’information complémentaire :

Ouassila Soum-El Messaoudi
Directrice des ressources humaines
01 40 79 51 96

Lieu

ESPCI
10, rue Vauquelin
75005 Paris

Métro ligne 7 : Place Monge ou Censier-Daubenton
RER B : Luxembourg
Bus : lignes 21, 27 et 47
Trois stations Vélib’ à proximité